Ennen juhlatilan varauksen tekemistä kannattaa kysyä ainakin viisi asiaa: mitä hintaan sisältyy, miten tila soveltuu tilaisuutesi kokoon ja tyyliin, mitkä ovat peruutusehdot, miten ruokavaliot huomioidaan ja kuka vastaa käytännön järjestelyistä. Oikeat kysymykset heti ensimmäisessä yhteydenotossa säästävät aikaa, rahaa ja ylimääräistä stressiä myöhemmin. Tässä artikkelissa käymme läpi tärkeimmät kysymykset, jotka kannattaa esittää ennen kuin teet mitään sitovaa.
Mitä tietoja juhlatilalta kannattaa pyytää heti ensimmäisessä yhteydenotossa?
Ensimmäisessä yhteydenotossa kannattaa selvittää tilan saatavuus haluamallesi päivälle, henkilömäärä, joka tilaan mahtuu, mitä palveluja hintaan sisältyy ja kuka toimii yhteyshenkilönä suunnittelun aikana. Nämä neljä tietoa ratkaisevat nopeasti, onko tila ylipäätään sopiva vaihtoehto tilaisuutesi järjestämiseen.
Saatavuuden tarkistaminen kuulostaa itsestäänselvältä, mutta suositut juhlatilat Tampereella täyttyvät usein kuukausia etukäteen. Kysy siis suoraan, onko valitsemasi päivämäärä vapaa, ja selvitä samalla, kuinka kauan varaus on mahdollista pitää auki ilman sitovaa sopimusta.
Henkilömäärän osalta kannattaa kysyä erikseen istuvien illallisten kapasiteetti ja cocktailtilojen maksimimäärä. Nämä voivat poiketa toisistaan merkittävästi. Kysy myös, onko tilassa useampi sali, jotka sopivat erilaisiin ohjelmavaiheisiin, vai onko kyseessä yksi yhtenäinen tila.
Yhteyshenkilön merkitystä ei voi aliarvioida. Tilaisuuden järjestäminen sujuu huomattavasti helpommin, kun sinulla on yksi nimetty henkilö, jonka puoleen voit kääntyä kaikissa kysymyksissä. Kysy heti, kuuluuko suunnittelutapaaminen palveluun vai onko se erillinen kustannus.
Mitä juhlatilan hintaan yleensä sisältyy – ja mitä ei?
Juhlatilan hintaan voi sisältyä hyvin eri asioita riippuen palveluntarjoajasta. Tyypillisesti tilavuokra kattaa pelkän tilan käytön, mutta tarjoilut, koristelu, henkilökunta ja suunnitteluapu ovat usein lisähintaisia. Aina kannattaa pyytää eritelty tarjous, jotta tiedät tarkalleen, mistä maksat ja mitä joudut järjestämään itse.
Kysy erityisesti seuraavista asioista:
- Sisältyykö tarjoilu hintaan, ja jos sisältyy, onko kyseessä buffet, istuva illallinen vai jokin muu muoto
- Huomioidaanko erityisruokavaliot, kuten vegaaniset annokset, allergeenit tai uskonnolliset ruokasäännöt
- Sisältyykö koristelu tai pöytäkukat hintaan vai tulevatko ne erikseen
- Kuuluuko ammattitaitoinen henkilökunta koko illan ajaksi palveluun
- Onko alkoholijuomia mahdollista tuoda itse, ja miten tila suhtautuu tähän
Alkoholijuomien osalta käytännöt vaihtelevat. Joillain tiloilla on anniskelulupa, toisilla ei. Jos tilalla ei ole anniskeluoikeuksia, voit halutessasi tuoda omat juomat. Tiedustele tilan henkilökunnalta tarkemmin, miten tämä käytännössä toimii heidän tiloissaan.
Pyydä aina kirjallinen tarjous, jossa kaikki sisällöt on lueteltu selkeästi. Suullinen lupaus ei riitä, kun kyseessä on merkittävä tilaisuus.
Miten tarkistaa, sopiiko juhlatila juuri sinun tilaisuutesi tyyliin?
Juhlatilan sopivuus tilaisuutesi tyyliin selviää parhaiten tutustumiskäynnillä, mutta jo etukäteen voit arvioida sopivuutta kysymällä tilan tunnelmasta, aiemmista tilaisuuksista ja siitä, onko tila yksinomaan käytössäsi vai jaettu muiden seurueiden kanssa. Tilan fyysinen olemus, historia ja yksityisyys vaikuttavat merkittävästi siihen, millaiseksi ilta muodostuu.
Kysy suoraan, millaisia tilaisuuksia tilassa on aiemmin järjestetty. Jos olet suunnittelemassa häitä, merkkipäiväjuhlaa tai muistotilaisuutta, on tärkeää tietää, onko henkilökunnalla kokemusta juuri tämänkaltaisista tapahtumista. Kokenut tiimi osaa ennakoida tarpeet, joita et itse välttämättä tule ajatelleeksi.
Yksityisyys on monelle ratkaiseva tekijä. Kysy, onko koko tila varattavissa yksinomaan omalle seurueellesi, vai voiko samaan aikaan olla käynnissä muita tilaisuuksia. Yhteinen aula tai jaettu piha voi vaikuttaa ilmapiiriin tavalla, jota on vaikea ennakoida pelkän pohjapiirroksen perusteella.
Tilan tunnelma on vaikea arvioida pelkkien kuvien perusteella. Pyydä mahdollisuus käydä tutustumassa paikan päällä ennen varauksen tekemistä. Villa Sofia Tampereella ottaa sinut mielellään vastaan ja esittelee tilat rauhassa – olipa kyse häistä, yritystapahtumasta tai muusta erityisestä tilaisuudesta. Tampere on helposti saavutettavissa niin Helsingistä, Turusta kuin muualtakin Suomesta, joten Villa Sofia sopii erinomaisesti myös ulkopaikkakuntalaisten järjestämiin juhliin.
Mitä sopimuksessa pitää lukea ennen kuin allekirjoittaa?
Ennen sopimuksen allekirjoittamista on tarkistettava ainakin peruutusehdot, maksuaikataulu, vahvistettu sisältö palveluineen, henkilömäärärajat sekä mahdolliset lisäkuluihin liittyvät ehdot. Sopimus suojaa molempia osapuolia, ja epäselvät kohdat kannattaa aina pyytää täsmennettäväksi kirjallisesti ennen sitoutumista.
Peruutusehdot ovat erityisen tärkeitä. Kysy, mitä tapahtuu, jos joudut perumaan tai siirtämään tilaisuuden. Onko maksettu varausmaksu palautettavissa, ja missä aikataulussa? Entä miten toimitaan, jos jokin odottamaton este tulee tilan puolelta?
Maksuaikataulu kannattaa käydä läpi huolellisesti. Tyypillisesti varausmaksu maksetaan heti sopimuksen yhteydessä ja loppusumma lähempänä tilaisuutta. Varmista, että sopimuksessa lukee selkeästi, milloin mikäkin erä erääntyy.
Tarkista myös, että sopimuksessa on kirjattu kaikki ne palvelut, jotka tarjouksessa luvattiin. Jos suunnittelutapaaminen, pöytäkukat tai tietyt ruokavaliota koskevat järjestelyt kuuluvat hintaan, niiden pitää näkyä myös sopimuksessa. Älä luota siihen, että suullinen sopimus riittää.
Lopuksi kysy, miten henkilömäärän muutokset vaikuttavat hintaan. Vierasmäärä elää usein vielä kutsuvaiheessa, ja on hyvä tietää etukäteen, miten tila suhtautuu muutoksiin ja missä vaiheessa lopullinen osallistujamäärä pitää vahvistaa.
Kun olet valmis ottamaan seuraavan askeleen juhliesi suunnittelussa, Villa Sofian tiimi Tampereella on käytettävissäsi. Ota yhteyttä sähköpostilla info@tilaisuus.fi tai puhelimitse +358 10 322 5800, niin sovitaan tutustumiskäynti tai suunnittelutapaaminen sopivaan ajankohtaan.